Zum Kunden gehören auch Adressen. Briefe, Abrechnungen und andere Belege müssen weltweit den jeweligen Postnormen der Empfangländer gerecht werden. Eine Studie mit einer Pilotanwendung auf Basis Excel geht einen neuen Ansatz zur Formatierung von Adressen auf Basis von Regelwerken.

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Kundendaten und Adressformate


Länderspezifische Adressen

Mit dem Internet und mit einer zunehmenden Internationalisierung der Geschäfte gewinnt ein Thema ständig an Bedeutung: Adressen eines Kunden zu managen und daraus korrekte Etikettierungen von Sendungen zu generieren. Hatte man früher einfach z.B. 5 Zeilen zu je 30-40 Zeichen, dann lag die Logik beim Erfasser, die Postnormen zu kennen und korrekt anzuwenden. So kompliziert das klingt, so einfach war es: Der Kunde legte seine Adresse vor, oder nannte seine Adresse und diese wurde möglichst 1:1 abgeschrieben. Problem war nur: Die Inhalte der Adresse waren nicht abgreifbar.

Wenn man wissen will, ob sein Kunde in Rio oder in Rosenheim wohnt, der mußte strukturierte Felder einführen. Um Doppeleingaben zu vermeiden, zwang der Wunsch nach mehr Wissen über den Kunden zu einer automatisierten Adressbildung. Und mit den erhöhten Gebühren der Post im Falle von nicht automatisch verarbeitbaren Adressen, gilt es nun nicht nur irgendwie eine Adresse zu gestalten, sondern diese richtig nach den Nomen der jeweiligen Länder aufzubauen. Aber der Erfasser einer Adresse ist mit den lokalen Gegebenheiten internationaler Adressbildung sicher nicht umfassend vertraut. Er muss unterstützt werden, die Daten sollen strukturiert erfaßt und abgespeichert werden und die Adressbildung den internationalen Normen also den normen des jeweiligen Landes entsprechen. Gleichzeitig müssen aber div. Angaben den Formatvorgaben des Absenderlandes entsprechen, damit die lokale Post das richtige Zielland findet.

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Jedes Land hat für sich seine eigenen Postnormen für die korrekte Adressierung und Formatierung von Postsendungen. Und es gibt lokale Besonderheiten. Im Zuge eines Projektes habe ich mich mit den Adressierungslogiken der wichtigsten Ländern beschäftigt. Die Liste der Länder finden Sie rechts in der Seitenspalte. Für die Zusendung von internationalen Postnormen oder deren Links bin dankbar.

Ziel ist es aus einem einheitlichen Datenpool mit beschränkten Feldern die nationalen Normen möglichst optimal zu unterstützen. Dabei ist zwischen Benutzerfreundlichkeit und -führung und Effizienz und Korrektheit der Ausgabe ein optimales Maximum zu erreichen. Es galt zu prüfen, ob eine einzige Lösung mit der Trennung von Daten und Formaten für international Formate einsetzbar wäre. Ebenso sind Anzahl von Zeilen und die Länge von Zeilen ggf. pro Sendungsart unterschiedlich, so dass eine dynamische Optimierung vorzusehen wäre. Also je nach Sendung und verfügbaren Platz sollen die Adressen für die Beschriftung der Sendung flexibel sein. Die Studie verlief erfolgreich und die Resultate möchte ich Ihnen hier vorstellen.

Beispiele für Adress-Formatierungen

Bei meinem Kunden gab es bisher einen statische Aufbau pro Land: Hier für Versand nach Deutschland:

[SalutaryTitel]
[FirstName] + [SurName]
[Street] +" " + [Number] { + "/" + [Address Complement] }
[Zip Code] + " " + [City] + { " " + [Province or City Complement] }
[Country]

Eingabemaske mit Hilfsbildschirm

Ein- und Ausgabemaske für die Adressformatierung nach länderspezifischen Normungen.

Natürlich muss dieser Aufbau verändert werden, wenn Funktionen wie Vertrauliche Versendung hinzukommen und eben eine Zeile für den Text "Vertraulich" benötigt wird. Ebenso sind für Firmen und bei Nutzung der c/o Zeile neue Schablonen anzufertigen. Anstatt pro Situation und Pro Land eine eigene Schablone zu hinterlegen, wird in einem neuen technischen Ansatz für Länder-, Kundeneigenschaften und Versandsituationen dies in ein dynamisches Regelwerk verlegt. Ausgehend von einer einzigen zentralen Schoblone werden alle Veränderungen per Regelwerk gesteuert. Damit lassen sich mit wenigen Regeln viele Varianten und Situationen für Adressen managen.

Beispiele für Regeln:
- Für die Länder England, USA usw. stelle die Hausnummer vor die Straßenbezeichnung.
- Wenn bei einer Versendungen nach Irland das City Complement eine Nummer ist, dann stelle diese als Postbezirk hinter den Stadtnamen, ansonsten eine Zeile darüber, weil es ein Ort ist ohne eine eigene Poststation.
- Wenn die Anzahl der Zeilen des Ausgabeformates noch freie Zeilen hat, dann stelle einen vorhandenen Hausnamen (anstelle von Hausnummern in Irland, England usw. üblich) nicht nur vor die Straße, sondern in eine eigene Zeile über die Straße.

Dafür habe ich in VBA / Excel einen Prototyp eines Interpreters entwickelt. Eine eigens definierte Metasprache dient zur Modifikation der Schablone. Sie kann Daten einer Adresse abfragen und auf ihre Eigenschaften reagieren. Auch Ausgabe-Einstellungen des Zielformats sind im Regelwerk verfügbar. Je nach Zeilenanzahl, Absenderland, Zielland kann dynamisch eine Adresse erstellt werden, die unter den technischen Restriktionen die beste Annährung an die Postnorm ermöglich. Für Tests wurden 40 unterschiedliche Adressen vorbereitet, die in einem eigenem Blatt gespeichert sind.

Sie können das Tool "  Address-Formatting [461 KB] [451 Clicks] "
für eigene Tests sofort downloaden (Excel 2007 ist Voraussetzung).

Lizenzbedingung: Nur für Testzwecke. Weder kommerzielle noch private Nutzung ist erlaubt. Einen Lizenzkey können Sie bei mir erwerben. Nutzen Sie das Kontakt-Formular oder senden Sie mir eine e-Mail (Mail-Button ist in linker Seiten-Spalte unter den Kontaktdaten). Fragen Sie nach einem unverbindlichen Angebot.

Bedienung

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Länderspezifische Beschriftungen der Eingabefelder.

Die Absenderdaten finden Sie links oben, hier ist nur das Land relevant. Wechseln Sie von einem deutschsprachigen Land zu einem anderen Absenderland wird die Landbezeichnung auf Englisch angegeben. Zusätzlich sind die Standnamen in der jeweiligen Landessprache erforderlich. Die Formatvorgaben in Zeilen und Zeichen sind auswählbar.

Darunter die Adressdaten des Adressaten. Die Felder werden je nach Bedarf und Zielland umbenannt. Ebenso gibt es unter "Open field Tipps" das Zusatzfenster rechts, das weitere Informationen zum Feld und teilweise länderspezifisch darstellt. Die Felder des Adressaten sind je nach Personentyp unterschiedlich und werden nach eine internen Logik freigegeben oder gesperrt.

Rechts oben bekommen Sie Hinweise und Fehlermeldungen (z.B. zu lange Zeilen) und rechts unten sehen Sie das ermittelte Adress-Format.

Mit dem Scrollbalken rechts können Sie durch die vorhandenen Beispiele bewegen. Alternativ stehen die Button "next" und "previous" zur Verfügung. Close schließt das Fenster und Clear löscht die Inhalte. Sie können also beliebige eigene Adressen eingeben und das Tool testen. Lediglich die Hausnummer ist ohne Key gesperrt. Auch Zugriff auf das Regelwerk erhalten Sie erst nach Eingabe des Lizenzkeys.


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