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Budget und Portfolioplanung im Griff

Effizienzgewinn durch geeignete Tools

Für die Budgetplanung habe ich ein Excel-Tool mit VBA genutzt, das mir sehr geholfen hat, die Budgets sauber zu führen. Basis sind die Projekte mit ihren Budgetplanwerten, die dann mittels Beauftragung, Verbräuchen (Time & Material), Rechnungen und Buchungen abdisponiert wurden. Gleichzeitig können die Rechnungssummen mit Formeln auf das Jahresende hochgerechnet und mit beliebigen Filtern alle Sichten hergestellt werden.

Das Tool dient auch für einen monatlichen Statusreport. Ein monatlicher Kurzkommentar zum Status ergänzt das Tool um Budgetinformationen: Plan, beauftragt, verbraucht, erteilte Genehmigungen und Aufträge . Der Monatsreport ist zielgruppenorientiert nach Abteilung aufgebaut. Jeder Abteilungsleiter oder Gruppenleiter kann einen Projektstatus abbonieren und erhält genau die Informationen, die für ihn relevant sind.

Auf eine längliche Darstellung von endlosen Zahlenketten und Tabellen möchte ich hier verzichten.

**Steckbrief** Alle Projekte können in dem Formular "Steckbrief" angezeigt werden. Damit hat man alle wichtigen Daten zu einem Projekt sofort im Überblick. Mit VBA Makros wird geblättert, ein Projekt ausgewählt oder sogar die Daten aus dieser Anzeige editiert und in die zentrale Datentabelle übernommen.

Matrix-Formeln

**Formel für die Berechnung des Drittpartner-Budgets** Aus den Angeboten werden von denen des Vorjahres nur die offenen Beträge genommen und von diesen, werden die bewußt in das nächste Jahr geschobenen oder fürs nächste Jahr geplanten Budgets nochmals abgezogen. Diese Berechnungen mit Werten einer oder mehrerer miteinander verknüpfter Spalten sind nur mit Matrix-Formeln möglich.

Eine entsprechende Tabelle / Excel-Werkzeug, das zur Führung Ihrer Budgets dient, lässt sich auf Basis der vorhandenen Erfahrung und des gesammelten Wissens schnell realisieren.