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Berufliche Erfahrungen

Viele Berater konzentieren sich darauf, eine fachliche Spezialisierung zu erwerben. Die Folge ist ein großes Angebot an Experten für jedes Sachgebiet: Wertpapier, Derivate, Riskmanagement usw.

Aber: Projektmethodisches Vorgehen ist dabei oft nachrangig und wird als "Hygienefaktor", also als gegeben, betrachtet. Managementfähigkeiten im Sinne eines Projektmanagements sind aber der entscheidende Faktor für den Projekterfolg.


Projektmanagement
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Wir bieten Projekt- management mit hoher IT-Kompetenz in Kombination sehr gutem Verständnis für das Bankgeschäft, Know-How im Back Office vom Investmentbanking, Erfahrung in Großprojekten und Methodenkompetenz.


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Wenn es um die Planung von IT-Budgets geht, sind Nachtschichten nichts Ungewöhnliches. Mit einem Excel-Tool mit intelligenten VBA-Makros lässt sich das vermeiden.


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Strategisch unternehmerische Steuerung Ihrer IT- und Projektkosten: IT-Kosten in Relation zu Business-Segmenten und -Prozessen zu bringen ist nur der Ausgangspunkt, um gezielt und werthaltig zu investieren.

 

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Top Down planen


Projektplanung

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Jeder Projektleiter kennt MS Project. Fast jeder nutzt es für die Projektplanung. Es ist einfach, Vorgänge zu erfassen, diese zu verschieben, Vorgangsgruppen zu bilden, Ressourcen zuzuordnen und sogar eine Kostenkalkulation aufzustellen.

Die Möglichkeiten, wie ein effizientes Replanen oder ein laufendes Projectcontrolling stattfinden kann, sind oft unbekannt. So nutzen viele Excel, weil es leichter zu handhaben ist, man leichter rechnen kann, aber man verliert durch die getrennten Werkzeuge der Planung und des Controllings den wesentlichen Gesamtzusammenhang.

In einem größeren Projekt haben wir nach Möglichkeiten mit MS Project gesucht, eine Top Down Planungslogik einzuführen.
Wichtig war für uns, dass wir uns Techniken zum Gegenchecken schaffen, die uns eine Planung von mehr als einer Seite ermöglicht.

1. Beginn nur mit Sammelvorgängen

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In einem ersten Schritt mussten alle Teilprojekte zunächst nur die Sammelvorgänge planan. Dazu waren rund 30 standardisierte Vorgangsnamen vordefiniert. Es sollten max. 20 weitere in der ersten Planung hinzukommen. Da nicht alle vorgegebenen Vorgänge auch für alle Teilprojekte geeignet waren, ergab sich, dass pro Teilprojekt Top Down max. 40 Vorgänge (Aufwandsblöcke) im Aufwand zu schätzen waren: Bis zu 20 Eigene und rund 20 der vorgegebenen Vorgänge.

Unter Extras / Optionen / Terminplan wurde zunächst "Feste Arbeit" eingestellt. Bei Eingabe oder Veränderung von Ressourcen oder der Angabe einer Dauer verändern sich immer nur diese beiden Felder gegenseitig. Die Variable "Arbeit" darf nur in ganz bestimmten Anwendungsfällen verändert werden. Leider ist das in den Voreinstellungen von MS Project nicht so vorgegeben, und oft verzweifeln die Projektplaner, weil sich plötzlich die "Arbeit" ändert und der ganze Plan durcheinander gerät.

2. Bottom Up Planung einschieben

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Im Zuge der weiteren Planung wurden die Vorgänge dupliziert und unter ihnen die Teilvorgänge eingefügt. Diese wurden einzeln mit Aufwand geschätzt, also eine Bottom Up Schätzung durchgeführt. Diese war fast durchwegs höher, als die zunächst vorgenommene Top Down Grobschätzung. Ohne eine Top Down Schätzung vorab, wären die höheren Aufwandzahlen einfach in den Plan eingegangen.

Durch den duplizierten Vorgang wurden aber die ursprünglichen Planwerte nicht verändert, sondern die Detailplanung wurde gegen die Top Down Planung abstimmbar.

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Im Zuge der Detailplanung zeigte MS Project die Unterschiede der beiden Schätzrichtungen auf. Nach Klärung der Differenzen war das Schätzergebnis deutlich realistischer als ohne diesen Zwischenschritt. Da die Top Down Schätzung zuerst da war, hatte sie erhebliches Gewicht. Die Teilpjektleiter mussten notwendige Anpassungen der ersten Schätzung im Planungsteam begründen.

3. Mehrere Leistungserbringer

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Zunächst planten wir nur die "Arbeit", nun ging es um die Aufteilung der Arbeit zwischen den beteiligten Organisationen. Die Ressourcenarten Fachbereich, Interne IT, Rechenzentrum und externer Lieferant wurden als Variablen "Zahl2" bis "Zahl5" als neue Spalten eingefügt. Die "Zahl1" ist reserviert für eine interne Gegenrechnung.

Ausgehend von einem Aufwand pro Vorgang wurden die Aufgaben pro Unternehmenseinheit verteilt. Mittels eines VBA Makros wurde beim Speichern immer die Summe aller verteilten Arbeiten berechnet und in "Zahl1" ausgegeben. Damit war kontrollierbar, ob auch alle Planaufwände einer Einheit zugeordnet waren.

4. Check der Aufwandverteilung

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Die Summe der Aufwände wird per VBA berechnet und der Arbeit gegenüber gestellt. Optisch aufbereitet wird mit Grün Übereinstimmung und mit Rot eine Abweichung angezeigt. Es musste solange die Arbeit verteilt werden, bis alle Aufwände identisch waren. Durch diesen optischen Check konnte bis auf Einzelvorgangsebene eine Differenz schnell loakalisiert und korrigiert werden.

Den VBA Code können Sie hier laden:   VBA-Code.bas [2 KB] [0 Clicks]
NB. Den Text mit einem Editor oder Word öffnen und Code mit STRG+C und STRG+V in das Project-Objekt "ThisProject" im VBA Fenster kopieren. Probieren Sie das nur aus, wenn Sie sich etwas mit VBA auskennen.

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